Xây dựng thời gian ôn tập hiệu quả là việc rất quan trọng để giúp bạn có thể định hướng quá trình ôn luyện cũng như đạt được những mục tiêu mà mình mong muốn. Bài viết này IPER xin chia sẻ đến các bạn ma trận Eisenhower để xây dựng thời gian ôn tập hiệu quả cho các sĩ tử.
Ma trận Eisenhower là gì?
Eisenhower là vị Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961. Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng năm sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu u trong Thế chiến II, chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp và Đức; có đóng góp to lớn cho sự phát triển của hệ thống Xa lộ liên tiểu bang Hoa Kỳ, sự ra đời của Internet (DARPA), chương trình thăm dò không gian (NASA) và việc sử dụng hòa bình các nguồn năng lượng thay thế (Luật Năng lượng nguyên tử – Atomic Energy Act).
Ngoài ra trong sự nghiệp của mình, ông còn giữ chức Hiệu trưởng của Đại học Columbia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO và bằng cách nào đó, ông vẫn phân bổ được thời gian dành cho hai sở thích của mình: chơi golf và vẽ tranh sơn dầu.
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả bằng cách dựa trên tiêu chí khẩn cấp và độ quan trọng. Eisenhower chia danh sách công việc thành 4 nhóm. Đặc biệt, ma trận Eisenhower phù hợp với những người làm việc theo mục tiêu nhưng không kịp thời hạn. Phương pháp này giúp bạn không bị cuốn vào dòng xoáy các công việc gấp rút mà tập trung vào những việc quan trọng.
Phương pháp này được đặt tên theo tên của bị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, Dwight Eisenhower. Trước khi trở thành Tổng thống, Einsenhower là một vị tướng lục quân, rồi trở thành Tổng Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO (Tổ chức Hiệp ước Bắc Đại Tây Dương). Mặc dù phải xử lý khối lượng công việc rất lớn, ông vẫn thu xếp được thời gian cho các sở thích cá nhân như chơi golf và vẽ tranh. Việc phải liên tục xử lý những quyết định quan trọng đã khiến ông đúc rút ra được phương thức phân chia công việc rất hiệu quả.
Dựa trên các phát biểu của Eisenhower, Stephen Covey đã mô hình hoá lại thành một ma trận ra quyết định được đặt theo tên của vị Tổng thống: Ma trận Eisenhower.
Tại sao cần áp dụng Ma trận Eisenhower vào kế hoạch ôn tập?
Xây dựng thời gian ôn tập hiệu quả có thể là thách thức cho mỗi cá nhân. Ngoài việc tham gia các lớp học của mình, bạn có thể cam kết tham gia những hoạt động khác như ngoại khóa, công việc làm thêm hay tham gia công tác xã hội. Xây dựng kế hoạch ôn tập hiệu quả bằng ma trận Eisenhower cho phép bạn sử dụng thời gian của mình một cách hợp lý và đảm bảo rằng bạn đang dành đủ thời gian để hoàn thành mục tiêu cũng như ôn tập được hiệu quả.
Cách áp dụng ma trận Eisenhower để ôn luyện hiệu quả
Hãy liệt kê những nhiệm vụ bạn cần làm, kể cả những nhiệm vụ không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn. Sau đó sắp xếp các nhiệm vụ đó dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng.
Quan trọng và khẩn cấp (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).
Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).
Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác).
Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).
Ma trận Eisenhower có thể sử dụng cho cả những kế hoạch lớn (kế hoạch cho cả tuần) cũng như những kế hoạch nhỏ hơn (kế hoạch trong ngày).
Cấp độ 1 (C1): Quan trọng, khẩn cấp
Ở cấp độ này, công việc được ưu tiên số 1, phải làm ngay. Gồm 3 loại việc:
Xảy ra không đoán trước được: bệnh tật, Bài kiểm tra đến bất ngờ, nhiệm vụ bất ngờ, các cuộc điện thoại quan trọng, …
Đoán trước được: Cuộc họp nhóm đã lên kế hoạch trước, họp nhóm ôn luyện định kỳ,…
Do trì hoãn để tới sát hạn chót: Làm báo cáo, làm bài thuyết trình, kiểm tra…
Chúng ta thường không tránh được loại 1, 2. Nhưng với loại thứ 3, hoàn toàn có thể giảm thiểu chúng bằng cách chuyển thành việc C2 Và nếu các bạn không muốn gánh nhiều áp lực thì hãy tập thói quen để xóa sổ loai việc này trong C1.
Cấp độ 2 : Quan trọng, không khẩn cấp
Để quản lý thời gian tốt, bạn nên dành nhiều thời gian cho cấp độ này. Chúng thường sẽ không khẩn cấp, nhưng cũng tích lũy dần để giúp bạn đạt được thành tựu mong muốn.
Nếu bạn đang làm những việc ở C2 và có việc C1 xuất hiện thì hãy hoàn thành việc trước. Sau khi bạn giải quyết xong các việc C1, bạn tiếp tục hoàn thành việc C2. Nên để việc C2 hình thành như một thói quen!
Cấp độ 3 (C3): Không quan trọng, khẩn cấp
Những việc này chưa quan trọng, nhưng chúng lại đột ngột xuất hiện khiến bạn không kiểm soát được. Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này nhanh. Nếu không, hãy học cách từ chối và kết thúc chúng một cách lịch sự.
Cấp độ 4 (C4): Không quan trọng, không khẩn cấp
Bạn nên cắt giảm tối đa thời gian cho cấp độ này, chỉ nên dành dưới 5% thời gian của bạn cho C4. Chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể.
Khi bạn chuẩn bị làm việc thuộc nhóm C4 hãy tự hỏi những câu như: Xem cái này để được gì? Xem cái này có giúp mình chinh phục được mục tiêu không? Mình có nhất thiết phải quan tâm đến vấn đề này không?
Ma trận Eisenhower là một phương pháp quản lý thời gian phù hợp với những người có mục tiêu ôn tập hiệu quả. Với Eisenhower, bạn sẽ biết cách đánh giá lại các nhiệm vụ ưu tiên của mình. Đồng thời học cách tập trung vào những gì quan trọng nhất là sự khẩn cấp giả tạo. Bạn sẽ không bao giờ phải căng mình để giải quyết nhiều vấn đề trong lúc ôn tập.
Bạn có thể tham khảo thêm nhiều phương pháp tự học hơn cuốn “Tự học – Kiến tạo một hành trình học tập suốt đời”.
Content by Nguyễn Thị Hải Yến